As ferramentas de gestão oferecem aos líderes a oportunidade de centralizar, parametrizar e gerenciar as atividades e tarefas no dia a dia de uma empresa, proporcionando mais eficiência nos processos operacionais enquanto otimizam o tempo de todos os envolvidos.
De fato, o mundo caminha em uma velocidade nunca vista e, com o auxílio da tecnologia e de determinadas metodologias, as estratégias e operações também acompanham o passo.
Mas gerenciar e medir a eficácia dessas estratégias pode ser desafiador, especialmente se não houver ferramentas que suportem uma abordagem eficaz e que busque levar seus resultados a um outro nível.
Por outro lado, com tantas metodologias e ferramentas à disposição, também pode ser difícil identificar quais as melhores opções ou quais se adequam à gestão do seu negócio.
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Nos tópicos abaixo compilamos 3 ferramentas de gestão capazes de otimizar o seu tempo e melhorar a produtividade do time. Confira!
3 ferramentas de gestão que todo líder deve conhecer (e dominar!)
1. 5W2H
Este acrônimo pode parecer confuso a algumas pessoas e ser íntimo a outras, mas a verdade é que ele é uma ótima ferramenta quando se precisa de um direcionamento rápido, objetivo, simples e claro, seja para projetos pequenos ou grandes.
O 5W2H apresenta a possibilidade de controle e definição de todas as áreas com 7 etapas que trazem uma ordem para o que está planejado e oferece a possibilidade de controle e visão rápida e objetiva de todas as partes envolvidas.
Ele se baseia em palavras interrogativas que começam em inglês com as letras “W” e “H” que, por sua vez, devem ser consideradas ao pensar a solução para uma questão. São eles:
What, Why, Where, When, Who, How & How Much.
Para colocar em prática, vamos dar um exemplo:
A empresa está criando um projeto de monitoramento de desempenho do time de SDR e precisa descrever as etapas desse projeto. Esta ferramenta pode fornecer as seguintes diretrizes:
What – O quê?
Projeto de gestão de equipe com o objetivo de organizar, aumentar a produtividade e eficiência do trabalho realizado pelos colaboradores durante o dia.
Why – Por quê? – Justificativa do projeto
Observou-se certa discrepância entre um funcionário e outro e, portanto, houve queda na produtividade e o avanço de leads desqualificados. Para adequar, motivar e padronizar rotinas, o projeto traz soluções práticas de como atingir os objetivos visualizados.
Where? – Onde será aplicado?
Ele abrangerá todas as equipes ou áreas da empresa que forem necessárias.
When? – Quando será executado?
Do dia X ao dia Y acontece o planejamento e desenvolvimento. A partir de Z de junho, todos os líderes receberão um modelo de aplicação do projeto.
Who? – Quem está envolvido ou responsável por coordenar o projeto?
O modelo de aplicação será desenvolvido pela equipe de coordenadores e caberá aos gestores de cada equipe aplicá-lo e acompanhá-lo.
How? – Como será sua aplicação?
O projeto será executado por meio das ferramentas X, Y, Z, com acesso liberado aos líderes e ao RH para mensurar os resultados obtidos.
How Much? – Quanto o projeto irá custar?
Implementação de plataforma de CRM: R$X/mês;
Treinamento de equipe: R$Y.
É importante considerar que em todos estes pontos, deve-se considerar as demandas que o projeto terá por etapa e as demandas totais, para se ter uma visão clara e precisa do que será necessário fornecer e, se preciso, fazer um estudo de viabilidade.
2. Análise SWOT (FOFA)
A análise SWOT é uma abordagem que foi desenvolvida na década de 1970 em Stanford e que perdura até hoje graças à sua eficácia.
SWOT é um acrônimo para Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças em inglês e é um método de planejamento estruturado que avalia esses quatro elementos de uma empresa, projeto ou empreendimento.
Uma análise SWOT tem uma estrutura simples, mas poderosa, para alavancar os pontos fortes da organização, melhorar os pontos fracos, minimizar as ameaças e aproveitar ao máximo as oportunidades.
Em um time de vendas, a análise SWOT pode despertar algumas questões, como:
Forças
As razões pelas quais os clientes escolhem seus produtos ou serviços em detrimento dos concorrentes. Pode ser o preço, os benefícios de seus produtos ou seu atendimento ao cliente. Você deve se concentrar nesses pontos de venda para distinguir suas ofertas.
Oportunidades
Areas nas quais você pode melhorar seus produtos, fornecer melhores serviços aos seus clientes, expandir para novos mercados ou superar alguns de seus concorrentes. Suas oportunidades são muitas vezes informadas por seus pontos fortes e fracos – por exemplo, como você pode aproveitar melhor seus pontos fortes para atrair mais clientes ou melhorar os pontos fracos para se tornar mais competitivo.
Fraquezas
Aspectos em que seus produtos ou serviços são insignificantes ou inferiores quando comparados aos da concorrência. Por exemplo, talvez seus concorrentes estejam oferecendo um preço melhor ou um produto de maior qualidade. Compreender esses pontos fracos pode ajudá-lo a se preparar para objeções e aperfeiçoar a abordagem de vendas.
Ameaças
Riscos em sua estratégia de vendas e marketing que podem impactar a lucratividade de sua empresa.
Esses riscos podem ser externos, como, por exemplo, clientes mudando para uma marca diferente por causa do preço. Ou podem ser internos, como a incapacidade de entregar a mensagem certa ao seu público-alvo, o que pode isolar sua base de clientes. Depois de identificar as ameaças, você poderá conceber soluções para diminuir seus impactos.
Orientar-se a partir de perguntas alocadas nesses 4 pilares irá fornecer uma visão holística do seu cenário e poderá gerar muitos insights para novas abordagens e direções que sua empresa precisa seguir.
Mas é importante considerar que este tipo de análise é de natureza completamente subjetiva e duas pessoas podem apresentar um conjunto de fatores completamente diferentes.
Portanto, a análise geralmente é conduzida por uma equipe de gestão em uma sessão de brainstorming ou por um time de RH, que tem familiaridade com a prática. Muitas vezes, é realizada em conjunto com outros testes para garantir que os fatores percebidos sejam reais e palpáveis.
3. Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é um processo iterativo para melhorar continuamente produtos, pessoas e serviços. Trata-se de uma das ferramentas de gestão mais usadas em muitas corporações. Tornou-se parte integrante do que hoje é conhecido como gestão lean ou gestão enxuta. O modelo Plan-Do-Check-Act inclui teste de soluções, análise de resultados e melhoria contínua de processos.
Os processos que fazem parte do ciclo PDCA incluem:
Plan
Nesta fase, planeja-se literalmente o que precisa ser feito. Dependendo do tamanho do projeto, o planejamento pode ocupar uma parte importante do tempo de sua equipe.
Quando se trata de projetos mais complexos, a dica é dividir o planejamento em etapas menores para que se possa construir um plano adequado com menos possibilidades de falha.
Antes de passar para o próximo estágio, deve-se ter certeza de que respondeu a algumas preocupações básicas:
- Qual é o problema central que você precisa resolver?
- Quais recursos são necessários?
- Qual é a melhor solução para resolver o problema com os recursos disponíveis?
- Em que condições o plano será considerado bem-sucedido? Quais são os objetivos?
Do
Depois de ter delineado o plano, é hora de agir. Nesta etapa, você finalmente aplicará tudo o que foi considerado na etapa anterior.
Esteja ciente de que problemas imprevistos podem ocorrer nesta fase. É por isso que, em uma situação perfeita, você pode primeiro tentar incorporar seu plano em pequena escala e em um ambiente controlado.
A padronização é algo que ajudará sua equipe a aplicar o plano sem problemas. Certifique-se de que todos conheçam seus papéis e responsabilidades para, posteriormente, aplicá-lo em larga escala.
Check
Esta é provavelmente a fase mais importante do ciclo PDCA, portanto, se você deseja evitar erros recorrentes e aplicar a melhoria contínua com sucesso, você precisa prestar bastante atenção à fase de verificação.
Aqui, você precisa auditar a execução do seu plano e ver se o seu plano inicial realmente funcionou. Além disso, sua equipe poderá identificar partes problemáticas do processo atual e eliminá-las. Se algo deu errado durante o processo, você precisa analisá-lo e encontrar a causa raiz dos problemas.
Act
Finalmente, após as três etapas anteriores, chega-se ao último estágio do ciclo Plan-Do-Check-Act. Anteriormente, você desenvolveu, aplicou e verificou seu plano. Agora, enfim, você precisa agir.
Se o planejamento parecer correto e sua equipe conseguir atingir os objetivos, então é hora de prosseguir e aplicar o plano.
Você pode adotar todo o plano se alcançar os objetivos ou fazer alterações quando ocorrem problemas no caminho.
Você poderá aplicar o ciclo em outros contextos se obter êxito. No entanto, toda vez que você repetir um plano padronizado, lembre sua equipe de passar por todas as etapas novamente e tentar melhorar com cuidado.
Se seu time ainda não conta com ferramentas bem estruturadas para gerir a operação, certamente essas metodologias poderão ajudá-lo a dar os próximos passos nas suas rotinas de trabalho.
Mas vale ressaltar que essas metodologias não são necessariamente excludentes. Você pode utilizá-las em conjunto para manter seu time de vendas alinhado e entregando os melhores resultados.
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Dica extra: além dos framworks mencionados acima, você também pode utilizar Canvas Proposta de Valor para ajudar a criar e posicionar produtos.
