O Playbook é um material que reúne instruções e direcionamentos claros e precisos sobre como conduzir processos diversos e como agir em determinadas ocasiões em uma empresa.
Quando o material é bem estruturado, oferece diferentes oportunidades à empresa e aos times, afinal, ele determina também o que é esperado para ascensão na carreira dentro da organização; como agir diante de situações complexas; o que é esperado ao conduzir uma venda e assim por diante.
Mais do que as políticas da empresa, o playbook é um verdadeiro guia com instruções claras do que é preciso, o que é e o que não é aceitável no dia a dia de trabalho.
Mas as vantagens não se limitam a reprodruzir as boas práticas da empresa. A verdade é que os benefícios do playbook contemplam diversas áreas, desde que ele esteja devidamente estruturado.
Vantagens do playbook estruturado
Mais agilidade no onboarding de novos funcionários
O onboarding é o processo de familiarização e integração de um novo funcionário. Compreende o período em que ele irá aprender os processos operacionais, como exercer seu cargo até internalizar a visão e a cultura da empresa.
Quando o onboarding é bem-sucedido, aumentam-se as chances de uma empresa conquistar clientes, aumentar a retenção, produtividade e fidelidade dos funcionários.
Além disso,, quando o playbook é bem estruturado, esse novo funcionário terá mais chances de encontrar as respostas às suas dúvidas neste material.
Isso oferece mais agilidade no processo e estimula a autogestão do colaborador enquanto desafoga outros funcionários.
Ao elaborar um playbook de onboarding, comece com uma introdução à sua empresa. Depois disso, vá além da visão, missão, valores, benefícios e políticas de sua empresa. Abranja também questões pontuais que podem ser motivos de dúvidas.
Você terá um excelente recurso contínuo depois que o playbook for construído, mesmo que criá-lo leve algum tempo. Ele será útil se um funcionário enfrentar dificuldades mesmo depois do onboarding.
Minimiza erros
Como os processos estão bem delineados e a forma como eles devem ser conduzidos, respeitando etapas e hierarquias são componentes do material, há menos chances de erro. Isso se reflete em uma rotina mais organizada e com mais fluidez.
Em times de venda, os novos profissionais e até mesmo os antigos podem consultar o material para saber ou relembrar como proceder em cada situação, minimizando as chances de cometer erros e prejudicar uma venda, por exemplo.
Já em times operacionais, todas as etapas tendem a ser concluídas com mais agilidade sem que os funcionários cometam erros, afinal, todo o processo (ou boa parte dele) estará bem exemplificado no playbook.
Desse modo, sua equipe pode economizar tempo quando tiver dúvidas sobre fluxos de trabalho ou procedimentos, pois as respostas estarão no playbook. Eles podem seguir as etapas apontadas no material em vez de precisarem pesquisar em diversas fontes.
Padronização dos processos
A padronização de processos oferece aos funcionários as mesmas oportunidades de atuarem em conformidade com as exigências e padrões da empresa. Isso permite também mensurar a performance de cada um com mais precisão, com base em seu desempenho.
A padronização fomenta também a criação e manutenção da cultura organizacional compartilhada pela empresa. Como os processos são padronizados para todos, há a garantia de que os funcionários cumprirão de acordo com o que é esperado e com os valores que a empresa comunga.
Isso, em última instância, é também uma estratégia de branding que promove a reputação da corporação.
Proporciona melhor gestão
Com o playbook devidamente estruturado, o time tende a ter mais eficiência e o fluxo de trabalho ter menos intercorrências.
Com as coisas fluindo adequadamente, o líder consegue agir no core da empresa e gerir a operação estrategicamente, sem ter a sensação de estar apagando fogo que muitas vezes é comum.
Fomenta a melhoria contínua
Um dos principais benefícios de um playbook é que ele possibilita a iteração e a melhoria contínua.
Embora o design inicial do material possa ser baseado na experiência e nas melhores práticas do setor, os dados são o elemento-chave para orientar futuras melhorias.
Não se trata de um material engessado, mas que deve ser revisado e readequado de tempos em tempos, para que o time evolua também.
Não apenas as principais métricas devem ser uma parte essencial de cada manual, mas também deve ser dada atenção às métricas e análises que serão usadas para rastrear, gerenciar e avaliar todos os aspectos do manual.
Nunca está terminado
Se um playbook não sofre alterações de tempos em tempos, é um sinal de que seu manual não está sendo usado de forma eficaz e está perdendo rapidamente sua relevância.
Você deve construir sistemas de feedback e utilizar dados para avaliar o progresso. Certifique-se de que seu playbook seja estruturado em testes e experimentos para que ele permaneça atualizado e garanta que você esteja sempre melhorando.
Certifique-se de que ele atende aos critérios necessários para informar, educar e ser fonte de pesquisa para os colaboradores. Quando está bem estruturado, a consulta é mais fácil e ele se torna mais eficiente!
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