Gestão do tempo: 4 dicas sobre como priorizar tarefas em vendas

Na área comercial, quem não faz gestão do tempo e quando não se tem clareza do que é preciso priorizar, tudo parece urgente, mas a verdade é que quando tudo é importante, nada é importante.

Na verdade essa máxima se aplica a todas as áreas, mas especialmente em vendas, a falta de priorização eficaz pode impactar os resultados consideravelmente.

É comum que no dia a dia, as rotinas, os problemas que surgem e eventuais mudanças façam a gente perder o foco, e a estratégia mais inteligente para lidar com isso não é produzir mais, mas investir tempo para produzir o que vai gerar os melhores resultados.

A importância de priorizar a gestão do tempo em tarefas

Você já se encontrou em um cenário onde precisava finalizar diversas demandas e tentou gerenciar várias ao mesmo tempo? Provavelmente isso mais atrapalhou do que ajudou, não é mesmo?

Isso, na verdade, é mais comum do que deveria. Tocar muitas frentes ao mesmo tempo quase nunca é realmente eficiente: a atenção fica dispersa entre múltiplos pontos focais e isso impede a concretização, de fato, dessas demandas.

Saber como e o quê priorizar é um requisito para se ter produtividade em qualquer áreas mas, em vendas, a ineficiência é intimamente sentida nos resultados de receita.

Mas além da produtividade, das entregas e dos resultados, tem um outro fator que entra em jogo: o gerenciamento do estresse.

A verdade é que um dia típico de vendas pode ser estressante, com urgências e interrupções constantes, e profissionais que trabalham com a constante sensação de que têm muitas coisas para terminar, mas não as concluem, de fato, tendem a trabalhar sob um alto nível de estresse e ansiedade.

Por outro lado, quando eles se sentem capazes de priorizar e distribuir seu tempo e sua energia entre as demandas, sentem-se muito mais produtivos e eficazes no dia a dia.

Ter clareza sobre o que deve ser feito primeiro reduz a ansiedade e ajuda a manter o controle, mesmo em momentos de alta pressão.

Como as tarefas sem a gestão do tempo se acumulam em Vendas?

O ambiente de vendas é naturalmente dinâmico e imprevisível, mesmo quando as rotinas comerciais são claras e previamente definidas. 

É muito comum o cenário de demandas competindo pelo tempo e atenção dos profissionais, o que faz com que as tarefas se acumulem rapidamente. Isso, por sua vez, pode levar à sobrecarga e à queda de produtividade. 

Mas por que isso acontece?

Ciclo de vendas multitarefa:

O ciclo de vendas envolve várias etapas, desde a prospecção até o fechamento do negócio. Em cada fase, o vendedor lida com diferentes atividades, como:

• Pesquisar leads e segmentá-los;
• Agendar e realizar reuniões;
• Acompanhar follow-ups e negociações;
• Atualizar o CRM.

Quando tarefas de etapas diferentes se sobrepõem para o mesmo profissional, o risco de acumulação aumenta, especialmente quando o foco é disperso entre atividades diferentes.

Foco constante em demandas urgentes

A pressão para atender demandas urgentes de clientes ou gestores é uma das principais causas do acúmulo de tarefas. 

Resolver problemas de última hora frequentemente adia tarefas importantes, mas não imediatas, que acabam se acumulando ao longo do tempo.

Importante: isso não quer dizer que as demandas urgentes não devam ser priorizadas. De fato, o ambiente comercial é favorável para que a dinâmica de novas tarefas importantes surjam, o problema é quando isso se torna um modus operandi.

Uma dica para lidar com isso é estabelecer SLAs de tempo de resposta, canais de comunicação e níveis de prioridade para as tarefas.

Falta de planejamento e priorização

Nos outros dois pontos anteriores, o maior vilão é o próprio processo comercial. Mas neste aspecto, o profissional é o principal agente e onde ele pode, de fato, intervir para mudar o cenário.

Isso porque quando ele não tem habilidades de priorização clara ou um sistema organizado, tende a se concentrar no que está mais à vista ou parece mais fácil. 

Isso deixa tarefas mais desafiadoras ou complexas em segundo plano, criando um efeito bola de neve.

Interrupções constantes

E-mails, chamadas, mensagens e reuniões imprevistas são interrupções comuns no dia a dia de vendas. 

O problema é que cada interrupção fragmenta o foco, fazendo com que tarefas planejadas sejam interrompidas e, em muitos casos, sejam adiadas e se acumulem.

Crescimento da base de leads e clientes

O crescimento do pipeline é outro fator que pode contribuir para a sobrecarga e consequente acúmulo de demandas.

Isso porque a quantidade de leads e clientes para gerenciar também aumenta. Sem um sistema de organização e gestão de tarefas eficaz, demandas relacionadas à nutrição de leads e ao acompanhamento de clientes ficam atrasadas, prejudicando o relacionamento e, consequentemente, os resultados.

Dicas para priorizar tarefas na área comercial

Gestão de tarefas, priorização e gestão de tempo são assuntos muito estudados por áreas como psicologia e administração. 

Esses estudos, somados às boas práticas corporativas e aos resultados observados, geraram muitas metodologias eficazes que ajudam a priorizar tarefas e ter mais produtividade, o que é fundamental para uma equipe de alta performance.

Na área de vendas, 4 metodologias que vão te ajudar a ser mais produtivo e priorizar as demandas certas são:

1. Matriz de esforço e impacto

A matriz de esforço e impacto é uma ferramenta visual que ajuda a categorizar tarefas com base em 2 variáveis:

1. O esforço necessário para realizá-las, e 
2. O impacto que elas geram nos resultados. 

Essa técnica é especialmente útil quando você tem uma lista extensa de atividades e se pergunta “por onde começar”. 

A matriz é dividida em quatro quadrantes:

1. Baixo esforço + alto impacto: Priorize essas tarefas primeiro, pois elas trazem resultados rápidos e significativos.
2. Baixo esforço + baixo impacto: Execute essas tarefas em momentos de baixa pressão e baixa demanda.
3. Alto esforço + alto impacto: Planeje essas atividades, pois são estratégicas, mas demandam tempo e, eventualmente, recursos.
4. Alto esforço + baixo impacto: Sempre que possível, evite ou delegue essas tarefas.

Por exemplo, no contexto de vendas, enviar um e-mail de follow-up para leads altamente qualificados pode ser uma tarefa de baixo esforço e alto impacto, enquanto criar um relatório manual que pode ser automatizado seria um esforço desnecessário.

Com essa matriz, você pode identificar rapidamente as tarefas que geram o maior retorno sobre o investimento de tempo e energia.

2. Time boxing

O time boxing é uma técnica que envolve dedicar períodos específicos de tempo a uma tarefa ou grupo de tarefas. 

Em vez de permitir que o trabalho se arraste indefinidamente, você define um limite de tempo, criando uma sensação de urgência que estimula o foco e a produtividade. 

Em vendas, essa prática pode ser eficaz para gerenciar atividades recorrentes, como prospecção de leads, follow-ups e análise de métricas. 

Na prática, você pode fazer isso selecionando os períodos da sua agenda que serão destinados a essas tarefas. É como se você “encaixotasse” o seu tempo e atribuísse as tarefas a essas caixas.

Se você reserva 30 minutos da sua manhã para atualizar o CRM, por exemplo, você já faz isso. 

O segredo do time boxing está em respeitar os limites que você define. Quando o tempo alocado termina, você avalia o que foi feito e, se necessário, agenda outro período para concluir a tarefa. 

Isso ajuda a evitar a procrastinação, melhora a gestão do tempo e garante que você progrida em várias frentes.

Além disso, o time boxing pode ser combinado com técnicas como a Pomodoro, onde você define pequenos intervalos para evitar a fadiga mental. 

3. Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz de priorização, é uma das técnicas mais usadas para organizar tarefas com base em dois critérios: 

1. Urgência
2. Importância. 

O objetivo é evitar que você tarefas urgentes, mas de baixo impacto, tomem conta do seu dia. 

A matriz é composta por quatro quadrantes:

1. Urgente + importante: Essas tarefas exigem ação imediata e devem ser feitas agora.
2. Importante + não urgente: Planeje essas tarefas com antecedência para evitar que se tornem urgentes.
3. Urgente + não importante: Delegue essas tarefas sempre que possível.
4. Nem urgente nem importante: Elimine ou adie essas atividades, pois elas 

Leia mais sobre: Matriz de Eisenhower: Aumente a produtividade no time de Vendas

4. Priorização ICE Score

O ICE Score é uma técnica que ajuda a priorizar tarefas ao avaliar três fatores: 

• Impacto: Qual o potencial da tarefa para gerar resultados?
• Confiança: Quão certo você está de que a tarefa terá o impacto esperado?
• Esforço: Quanto tempo e recursos serão necessários para concluir a tarefa?

Para calcular, você primeiro atribui a cada demanda no seu backlog uma pontuação para as 3 frentes: impacto, confiança e esforço, usando uma escala de 0 a 10. 

Em seguida, você multiplica as pontuações usando a seguinte fórmula: 

ICE Score = (Impacto * Confiança * Facilidade). 

Quanto maior a pontuação ICE, maior a prioridade para o recurso ou projeto.

Conclusão

Saber priorizar as demandas do dia a dia é uma das bases da produtividade em qualquer área, mas em vendas isso assume uma importância ainda maior à medida que tarefas concluídas impactam negativamente a receita da companhia.

Por outro lado, você pode aplicar técnicas e metodologias que vão te ajudar a ter mais clareza sobre o que priorizar.

Algumas dicas para escolher as melhores técnicas são:

1. Avalie o volume e a natureza das suas tarefas: Se você lida com muitas atividades repetitivas e de impacto variável, a matriz de esforço e impacto ou o ICE Score podem ser excelentes para identificar o que trará mais resultados.
   
2. Considere seu nível de organização pessoal: Para quem precisa melhorar o foco e reduzir a procrastinação, o time boxing ajuda a criar blocos de tempo dedicados, tornando o dia mais produtivo.
   
3. Analise sua rotina em termos de urgência e importância: Se se sente sobrecarregado com demandas de última hora, a matriz de Eisenhower pode ser a melhor ferramenta para estruturar suas prioridades.
   
4. Teste diferentes métodos e adapte conforme necessário: Não há uma técnica única e definitiva. Você pode combinar ferramentas, como usar a matriz de esforço e impacto para definir prioridades e o time boxing para alocar o tempo de execução.
   

O segredo está em começar. Escolha uma técnica, experimente e ajuste ao longo do caminho. 

Assim, você garante que suas tarefas estejam alinhadas com seus objetivos e que seus esforços sejam direcionados de forma inteligente.