A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo muito útil para aumentar a produtividade de times de vendas. É fácil e rápido de aplicar, e após sua implementação, o time terá melhores resultados.
Na área comercial, a distribuição de tempo para as tarefas e iniciativas pode ser desafiadora, mas este framework ajudará a organizar suas rotinas para otimizar resultados. Saiba mais:
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para gerenciar o tempo a fim de aumentar sua produtividade e de seus liderados.
Ela funciona dividindo as tarefas em quatro categorias com base na urgência e importância de cada atividade.
Por meio dessa matriz, você consegue definir prioridades entre suas tarefas, encontrando as melhores soluções para melhorar os resultados do seu time de vendas, além de ter um overview do que deve delegar e o que deve assumir.
Esta ferramenta ajuda na produtividade pois ajuda você a visualizar suas tarefas de maneira objetiva e clara.
Por meio dela, é possível entender qual é a prioridade real das atividades e pode concentrar os esforços onde realmente contribuem para o desempenho do seu time de vendas.
Além disso, ela te ajuda a ter foco e direcionar os esforços nas tarefas mais importantes – assim você consegue alcançar o resultado ótimo em pouco tempo.
Como usar a Matriz de Eisenhower com o time de vendas?
A Matriz de Eisenhower permite que você concilie seus interesses, os interesses do time, e organize as tarefas mais importantes.
Para usar essa ferramenta na sua operação, é necessário avaliar cada necessidade do time de forma objetiva e criar um plano baseado na matriz. Isso significa separar suas atividades em quatro grupos diferentes: urgência/importância; somente importância; somente urgência; nenhuma urgência ou importância. Depois disso, você saberá quais as atividades a priorizar para garantir que todas as urgências sejam priorizadas e o que não for tão urgente, ficará em backlog.
Quais são os tipos diferentes de tarefas no seu processo?
A Matriz de Eisenhower classifica suas tarefas em quatro grupos diferentes:
– Urgente e importante, que são as atividades mais relevantes no momento;
– Somente Importante – tarefas necessárias para manter o objetivo do negócio;
– Somente Urgente, que não necessariamente tem a ver com o seu objetivo principal; e
– Nenhuma Urgência e Importância, tarefas tecnicamente irrelevantes.
Dessa forma, além de melhorar a produtividade do time de vendas, você vai conseguir ter clareza sobre as tarefas que devem ser priorizadas e aquelas que podem esperar.
Matriz de Eisenhower na prática
Imagine quatro quadrantes. O quadrante inferior direito está cheio de tarefas que você faz que não são importantes e não são urgentes.
Já o quadrante inferior esquerdo contém coisas que são urgentes, mas não são importantes.
O quadrante superior direito inclui coisas que são urgentes e importantes (esses são incêndios).
Sozinhas no canto superior esquerdo estão as tarefas que você precisa fazer que não são urgentes, mas são importantes. É aqui que mora o seu verdadeiro trabalho.
Inferior direito: não urgente, não importante
O tempo que você gasta passando pelas redes sociais ou navegando na Internet vive exatamente neste quadrante. Mas ele não mora lá sozinho. Provavelmente uma quantidade absurda de e-mails que você precisa ler não só não são urgentes, como também são uma completa perda de tempo.
Inferior esquerdo: Urgente, não importante
Um telefone tocando é urgente, mas a ligação pode ou não ser importante. Muitos de seus e-mails podem exigir algo de você que não é importante para você, mas é para outra parte.
Se você é viciado em notícias ou muito reativo, você vive neste quadrante, pois nenhuma delas é tão importante que não possa esperar, e a maioria nem precisa da sua atenção.
Superior direito: urgente e importante
Quando seu cliente liga porque você e sua empresa não estão entregando os resultados que você vendeu, você está no canto superior esquerdo. Quando o cliente dos sonhos que você busca há anos finalmente pede para agendar uma reunião, você também está aqui.
Então, o que se encaixa no quadrante superior esquerdo?
Canto superior esquerdo: importante, não urgente
Suas iniciativas de desenvolvimento pessoal e profissional, as sessões de coaching, são todas atividades e resultados do quadrante superior direito.
Planejar sua semana é importante, mas não é urgente. Planejar uma visita de vendas também é importante.
Aqui está o problema: quanto mais tempo você gasta no quadrante superior direito, menos tempo você gasta no quadrante superior esquerdo. Onde você arruma tempo para investir no importante e não urgente?
Boas práticas para sua aplicação
Para alcançar resultados satisfatórios com a ferramenta, é recomendado seguir boas práticas, que envolvem:
– Manter o foco na execução das tarefas urgentes/importantes;
– Planejar seu cronograma de maneira realista, buscando um equilíbrio entre tempo, custos e necessidades;
– Estabelecer metas claras assim como controles sistemáticos; e
– Criar processos de avaliação que analisem os indicadores relevantes da produtividade do time de vendas.
Como sugeriu Stephen Covey, a qualidade de sua vida e seus resultados são determinados por onde você investe seu tempo. Ou onde você gasta.
