A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo muito útil para aumentar a produtividade de times de vendas. É fácil e rápido de aplicar, e após sua implementação, o time terá melhores resultados.
Na área comercial, a distribuição de tempo para as tarefas e iniciativas pode ser desafiadora, mas este framework ajudará a organizar suas rotinas para otimizar resultados. Saiba mais:
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para gerenciar o tempo a fim de aumentar sua produtividade e de seus liderados.
Ela funciona dividindo as tarefas em quatro categorias com base na urgência e importância de cada atividade.
Por meio dessa matriz, você consegue definir prioridades entre suas tarefas, encontrando as melhores soluções para melhorar os resultados do seu time de vendas, além de ter um overview do que deve delegar e o que deve assumir.
Esta ferramenta ajuda na produtividade pois ajuda você a visualizar suas tarefas de maneira objetiva e clara.
Por meio dela, é possível entender qual é a prioridade real das atividades e pode concentrar os esforços onde realmente contribuem para o desempenho do seu time de vendas.
Além disso, ela te ajuda a ter foco e direcionar os esforços nas tarefas mais importantes – assim você consegue alcançar o resultado ótimo em pouco tempo.
Quais são os tipos diferentes de tarefas no seu processo?
A Matriz de Eisenhower classifica suas tarefas em quatro grupos diferentes:
– Urgente e importante, que são as atividades mais relevantes no momento;
– Somente Importante – tarefas necessárias para manter o objetivo do negócio;
– Somente Urgente, que não necessariamente tem a ver com o seu objetivo principal; e
– Nenhuma Urgência e Importância, tarefas tecnicamente irrelevantes.
Dessa forma, além de melhorar a produtividade do time de vendas, você vai conseguir ter clareza sobre as tarefas que devem ser priorizadas e aquelas que podem esperar.
Como usar a Matriz de Eisenhower com o time de vendas?
A Matriz de Eisenhower permite que você concilie seus interesses, os interesses do time, e organize as tarefas mais importantes.
Para usar essa ferramenta na sua operação, é necessário avaliar cada necessidade do time de forma objetiva e criar um plano baseado na matriz.
Isso significa separar suas atividades em quatro grupos diferentes: urgência/importância; somente importância; somente urgência; nenhuma urgência ou importância.
Depois disso, você saberá quais as atividades a priorizar para garantir que todas as urgências sejam priorizadas e o que não for tão urgente, ficará em backlog.
Além de definir as prioridades individuais e do time, o uso da Matriz de Eisenhower na operação comercial deve estar alinhado com os objetivos estratégicos da empresa e as metas de vendas.
Isso significa que a categorização das atividades precisa levar em consideração o impacto real no funil de vendas, evitando que urgências operacionais se sobreponham às iniciativas que realmente geram crescimento previsível e sustentável.
Passo 1: Aplicação da Matriz de Eisenhower no funil de vendas
Cada estágio do funil de vendas tem demandas específicas, e a matriz pode ser aplicada para distribuir melhor os esforços do time.
- Topo de Funil: A prospecção e a geração de leads são atividades estratégicas que não devem ser deixadas de lado por conta de demandas urgentes. Se isso acontecer, o pipeline pode secar no médio prazo.
- Meio de Funil: A qualificação e o acompanhamento dos leads são essenciais para garantir que os esforços estejam sendo direcionados aos clientes certos.
- Fundo de Funil: O fechamento de negócios tende a gerar urgências naturais, mas isso não pode comprometer a qualidade do processo comercial como um todo.
A matriz permite equilibrar essas demandas e garantir que todas as fases do funil recebam a devida atenção.
Passo 2: Adaptando a Matriz à rotina do time de vendas
Para garantir que a Matriz de Eisenhower funcione na prática, é essencial que ela seja incorporada à rotina do time de maneira estruturada. Algumas formas de fazer isso incluem:
- Revisões diárias e semanais: No início de cada dia ou semana, os vendedores devem revisar suas tarefas e categorizá-las dentro da matriz para garantir um foco claro.
- Uso integrado com CRM: Muitas plataformas de CRM permitem a priorização de tarefas, possibilitando que a matriz seja aplicada de forma mais eficiente.
- Delegação clara de responsabilidades: É importante que o gestor oriente o time sobre quais atividades precisam ser delegadas e quais devem ser executadas com prioridade.
Passo 3: Evitando o ciclo vicioso da urgência
Um dos principais desafios da operação comercial é o chamado “ciclo vicioso da urgência”, onde o time acaba focando apenas em apagar incêndios e deixa de lado atividades estratégicas.
Na verdade, essa é uma das principais finalidades de aplicar a metodologia e priorizar demandas.
Para evitar isso:
- Tenha um planejamento claro das metas e dos indicadores que o time precisa acompanhar.
- Crie rituais semanais para revisar o que está sendo priorizado e reavaliar se as atividades estratégicas estão sendo mantidas.
- Incentive uma cultura de proatividade, para que os vendedores consigam antecipar problemas e minimizar urgências desnecessárias.
Passo 4: Ajustes regulares
O uso da Matriz de Eisenhower não deve ser estático. A realidade da equipe de vendas muda constantemente, e é importante monitorar se as prioridades estão bem distribuídas.
- Os vendedores estão sobrecarregados com urgências? Talvez seja necessário redistribuir responsabilidades.
- As atividades estratégicas estão sendo negligenciadas? Pode ser um sinal de que o time precisa de melhor planejamento.
- As metas estão sendo impactadas pela forma como as atividades são priorizadas? Se sim, pode ser necessário um ajuste na categorização das tarefas.
Matriz de Eisenhower na prática
Imagine quatro quadrantes. O quadrante inferior direito está cheio de tarefas que você faz que não são importantes e não são urgentes.
Já o quadrante inferior esquerdo contém coisas que são urgentes, mas não são importantes.
O quadrante superior direito inclui coisas que são urgentes e importantes (esses são incêndios).
Sozinhas no canto superior esquerdo estão as tarefas que você precisa fazer que não são urgentes, mas são importantes. É aqui que mora o seu verdadeiro trabalho.
Inferior direito: não urgente, não importante
O tempo que você gasta passando pelas redes sociais ou navegando na Internet vive exatamente neste quadrante.
Mas ele não mora lá sozinho. Provavelmente uma quantidade absurda de e-mails que você precisa ler não só não são urgentes, como também são uma completa perda de tempo.
Inferior esquerdo: Urgente, não importante
Um telefone tocando é urgente, mas a ligação pode ou não ser importante. Muitos de seus e-mails podem exigir algo de você que não é importante para você, mas é para outra parte.
Se você é viciado em notícias ou muito reativo, você vive neste quadrante, pois nenhuma delas é tão importante que não possa esperar, e a maioria nem precisa da sua atenção.
Superior direito: urgente e importante
Quando seu cliente liga porque você e sua empresa não estão entregando os resultados que você vendeu, você está no canto superior esquerdo. Quando o cliente dos sonhos que você busca há anos finalmente pede para agendar uma reunião, você também está aqui.
Então, o que se encaixa no quadrante superior esquerdo?
Canto superior esquerdo: importante, não urgente
Suas iniciativas de desenvolvimento pessoal e profissional, as sessões de coaching, são todas atividades e resultados do quadrante superior direito.
Planejar sua semana é importante, mas não é urgente. Planejar uma visita de vendas também é importante.
Aqui está o problema: quanto mais tempo você gasta no quadrante superior direito, menos tempo você gasta no quadrante superior esquerdo. Onde você arruma tempo para investir no importante e não urgente?
Ao fim, você terá um framework semelhante a este:
Boas práticas para sua aplicação
Para alcançar resultados satisfatórios com a ferramenta, é recomendado seguir boas práticas, que envolvem:
– Manter o foco na execução das tarefas urgentes/importantes;
– Planejar seu cronograma de maneira realista, buscando um equilíbrio entre tempo, custos e necessidades;
– Estabelecer metas claras assim como controles sistemáticos; e
– Criar processos de avaliação que analisem os indicadores relevantes da produtividade do time de vendas.
Como sugeriu Stephen Covey, a qualidade de sua vida e seus resultados são determinados por onde você investe seu tempo. Ou onde você gasta.
Mas além de entender o funcionamento da matriz de Eisenhower, para otimizar os seus resultados e conseguir ser mais estratégico quanto à alocação de tempo e energia em atividades de vendas, algumas práticas podem te ajudar.
Dicas para priorizar demandas de vendas com a Matriz de Eisenhower
No dia a dia comercial, onde normalmente há uma sobrecarga de atividades, saber onde focar pode ser a diferença entre atingir ou não as metas.
Algumas boas práticas para aplicar a Matriz de Eisenhower na gestão comercial e priorizar melhor suas demandas incluem:
1. Categorize as tarefas corretamente
Nem toda tarefa que parece urgente realmente é. Muitas distrações podem surgir ao longo do dia, e é essencial separar o que gera impacto real nas vendas daquilo que apenas consome tempo.
Exemplo de categorização para um gestor de vendas:
- Importante e urgente: Resolver um conflito crítico com um cliente-chave, revisar uma proposta importante com prazo apertado, intervir em um problema grave no funil de vendas.
- Importante, mas não urgente: Treinamento da equipe, análise de métricas de desempenho, revisão da estratégia comercial, desenvolvimento de novas campanhas de prospecção.
- Urgente, mas não importante: Responder a e-mails operacionais, reuniões que não agregam valor, ligações inesperadas sem impacto estratégico.
- Nem urgente, nem importante: Conferir redes sociais sem propósito comercial, tarefas administrativas que podem ser automatizadas ou eliminadas.
2. Priorize atividades que geram crescimento previsível e impacto imediato
Muitos vendedores e gestores acabam focando excessivamente em tarefas reativas (ou seja, apagando incêndios) e deixam de lado ações estratégicas que geram crescimento sustentável.
Boas práticas:
- Reserve um tempo diário para revisar indicadores-chave de vendas (taxa de conversão, pipeline, CAC, LTV).
- Foque em atividades de alto impacto, como otimizar processos de prospecção e nutrição de leads.
- Evite a armadilha de priorizar apenas o que parece urgente e negligenciar o desenvolvimento de estratégias de longo prazo.
3. Delegue tarefas operacionais para ganhar tempo estratégico
No ambiente comercial, tarefas administrativas e operacionais podem consumir um tempo precioso que deveria ser dedicado a vendas estratégicas. Delegar bem é uma das formas mais eficazes de otimizar a produtividade.
O que delegar:
- Coleta de informações de leads e atualização de CRM.
- Agendamento de reuniões e follow-ups operacionais.
- Geração de relatórios padrão que não demandam análise estratégica.
Para quem delegar:
- Assistentes comerciais.
- Ferramentas automatizadas (CRM, chatbots, workflows de e-mails).
- Outras áreas da empresa que podem absorver demandas (ex.: marketing, suporte).
4. Defina blocos de tempo para cada tipo de atividade
Evitar multitarefas e definir blocos de tempo dedicados para cada tipo de atividade melhora a produtividade e evita dispersão.
Exemplo de estruturação para um vendedor B2B:
- Manhã (9h-12h): Prospecção ativa e follow-ups (atividades de alto impacto e importância).
- Almoço (12h-13h): Tempo de descanso e networking estratégico.
- Tarde (13h-16h): Reuniões com clientes e fechamento de propostas.
- Fim da tarde (16h-18h): Revisão de métricas, planejamento do dia seguinte e treinamentos.
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5. Elimine tarefas que não agregam valor
Muitas atividades consumem tempo sem trazer retorno comercial relevante. Identificar e eliminar essas tarefas libera espaço para atividades mais produtivas.
Perguntas para identificar tarefas que podem ser eliminadas:
- Essa atividade contribui diretamente para bater minha meta?
- Se eu não fizesse isso, teria algum impacto real nos resultados?
- Existe uma forma mais eficiente ou automatizada de fazer isso?
Exemplos do que eliminar:
- Participação em reuniões improdutivas e sem agenda definida.
- E-mails internos excessivos que poderiam ser resolvidos em mensagens diretas.
- Trabalhar leads frios sem potencial de conversão, em vez de focar nos qualificados.
6. Revise e ajuste sua matriz regularmente
A realidade comercial muda constantemente. O que era urgente e importante hoje pode não ser amanhã. Por isso, a matriz deve ser revista com frequência para garantir que o foco esteja sempre nas tarefas de maior impacto.
Boas práticas para revisão:
- Diária: Faça um check rápido no início do dia para planejar prioridades.
- Semanal: Revise os principais objetivos da semana e ajuste as prioridades.
- Mensal: Analise padrões no seu tempo e elimine gargalos recorrentes.
Conclusão
A Matriz de Eisenhower não é uma ferramenta estratégica e pode ser muito bem-vinda na gestão comercial, já que, naturalmente, esse é um ambiente imediatista e que lida com pressão frequentemente.
Desse modo, é fácil se perder em demandas que surgem ao longo da semana. No entanto, sem visibilidade e clareza do que é, de fato, importante e urgente, é fácil tentar priorizar e fazer nada ou quase nada de forma eficiente.
Tão importante quando aplicar ferramentas e frameworks como a matriz de Eisenhower, é desenvolver a criticidade de olhar para as tarefas com a ótica de urgência e relevância para organizar tarefas.
Assim, a matriz passa a ser, de fato, um mecanismo para direcionar esforços ao que realmente impulsiona as vendas. Aplicá-la corretamente no contexto comercial permite priorizar demandas com inteligência, reduzir desperdícios de tempo e garantir que os esforços estejam sempre alinhados às metas estratégicas.
A pergunta final que fica é: você está focando no que realmente importa ou apenas reagindo às demandas do dia a dia?
