Sales and Ops, ou Sales Operations, é uma área que tem crescido no Brasil e enfatiza a análise e estruturação dos processos de vendas.
A demanda por esses profissionais tem igualmente aumentado, principalmente em startups e empresas que buscam crescimento acelerado com agilidade.
Por outro lado, muitos profissionais ainda não têm clareza sobre as atribuições, rotinas, papéis e objetivos de negócio do Sales Ops.
Reunimos abaixo as principais dúvidas para te ajudar a entender em quais operações o Sales Ops pode ser estratégico e como ele pode contribuir para o crescimento de receita da companhia.
O que é Sales and Ops?
Sales Ops pode ser representado por uma pessoa ou uma área que compõe o departamento de vendas, cuja principal atribuição é garantir que as aplicação das estratégias são feitas da melhor forma possível, eliminando possíveis ruídos e gargalos a fim de garantir o objetivo pretendido.
Para isso, o profissional utiliza principalmente os dados gerados pelo time comercial, pelo time de marketing e eventualmente por pós-vendas.
Munido desses dados, ele estrutura as iniciativas e gera insights para que tudo seja feito de forma estruturada e organizada, visando a eficácia operacional e de receita.
Embora Sales Ops possa ser um cargo ocupado por um profissional, em operações maiores e mais complexas, pode haver um time dedicado a isso.
Na prática, Sales Ops é o braço direito do head de vendas em tudo que tange dados e métricas. Essa área atua como o oráculo da operação: não se deve tomar nenhuma decisão sem que ele apoie o gestor.
Como nenhum negócio é igual ao outro, há vários níveis de entrega do Sales Ops:
- Uma equipe pequena, por exemplo, que contrata um estagiário para ocupar esse cargo, provavelmente terá dele um gerador de dados, já que ele não conhece tão bem a operação de vendas e não consegue gerar muitos insights a partir dos dados levantados.
- Em um segundo nível, a operação consegue ter alguém que gera o dado e consegue gerenciar o B.I. a fim de entender os dados e KPIs mais estratégicos para se monitorar.
- Já no terceiro nível está o Sales Ops em um nível mais avançado: o profissional não apenas é capaz de gerar o dado, como também levantar insights para nortear as tomadas de decisão.
O profissional que está neste nível, provavelmente não será responsável por levantar o dado, mas terá alguém responsável por isso, enquanto ele se ocupa de fazer a “leitura” dessas métricas.
Esta informação foi levantada com base na entrevista de Camely Rabelo, co-founder da Exchange, no vídeo “O que é um Sales Ops”, no canal da V4 Company. Assista na íntegra:
Funções e Atribuições do Sales and Ops
A área de vendas é o coração da empresa, gera o combustível necessário para que ela se mantenha operando. Partindo dessa premissa, Sales Ops se encarrega de ajudar a converter consumidores em receita visando o crescimento a partir da eficácia da operação.
Algumas das suas atribuições são:
Gestão de Dados
As operações comerciais medem e avaliam dados de vendas para determinar a eficácia de um produto, processo de vendas ou campanha.
Ao fazer isso, conseguem mensurar o sucesso de um produto ou serviço ou escolher implementar uma nova estratégia ou processo se os dados estiverem refletindo o contrário.
Além disso, o profissional pode levantar dados internos e usá-los em conjunto com pesquisas de mercado e concorrentes para elaborar estratégias de vendas e definir metas de vendas mais factíveis, contribuindo também para a gestão de desempenho e gerando para insights de planos de comissão bem estruturados, por exemplo.
Análise de Desempenho Interno
Um dos papéis do gestor de vendas é acompanhar a performance a nível coletivo e individual do time. Sales Ops pode contribuir para isso fornecendo dados consolidados e mensuráveis.
Ao olhar para um dashboard que reflita a performance de cada vendedor, você consegue rapidamente identificar os top performers, aqueles que consistentemente não batem metas, aqueles que atingem seus objetivos de vendas e os outliers – e a partir disso, criar planos de ação assertivos.
Você também pode identificar que muitos vendedores tenham problemas com um estágio específico do pipeline, seja geração de leads, qualificação, nutrição ou conversão.
Isso te alerta sobre um problema estrutural na estratégia usada naquele estágio específico. Pode ser hora de reavaliar o processo e mudar o que não está funcionando.
E ter painéis que mostram informações em tempo real te ajuda a ver os problemas e resolvê-los a tempo, conforme eles acontecem, em vez de no final do mês, quando suas metas não foram atingidas.
Estratégia de Vendas
Os dados e os insights gerados por Sales Ops são fundamentais para a definição da estratégia de vendas, refletindo também o resultado que aquela estratégia pode atingir.
O departamento também é responsável por ajudar a construir um processo de vendas que melhore as conversões, encurte os ciclos de vendas e maximize as vendas otimizando a gestão do pipeline.
Isso é possível pois fornece a base analítica e operacional necessária para que essas estratégias sejam bem-sucedidas.
Esse suporte analítico e estrutural garante que as estratégias de vendas sejam baseadas em dados concretos e insights acionáveis, o que aumenta significativamente a eficácia das abordagens e a probabilidade de alcançar os objetivos de receita estabelecidos.
Previsibilidade de Volume de Receita e Negócios
Ao analisar e entender dados passados e tendências de desempenho, o Sales Ops consegue prever o volume de vendas e receita, dando mais acuidade ao forecast.
Isso ajuda o gestor a antecipar os potenciais gargalos e corrigir a tempo.
Por exemplo, digamos que o ciclo de vendas da companhia é de quatro meses e um vendedor está trabalhando em uma conta há um mês. Sales Ops deveria ser capaz de prever que esse vendedor tem 25% de probabilidade de fechar o negócio.
A partir da análise de dados históricos, o Sales Ops será capaz de identificar padrões sazonais, tendências de mercado e cruzar com informações de performance para ter mais assertividade ao prever os resultados.
Além disso, ele ainda poderá desenvolver e implementar modelos de previsão utilizando ferramentas de análise preditiva.
Esses modelos levam em consideração a atual situação do pipeline, a taxa de conversão histórica, o tempo médio de fechamento de negócios, e outros indicadores relevantes.
Por exemplo, se a taxa de conversão de leads qualificados para oportunidades fechadas for de 20% e o ciclo de vendas médio for de 60 dias, Sales Ops pode prever que, com 100 leads qualificados no pipeline, aproximadamente 20 negócios serão fechados dentro de dois meses.
Estruturando times de Sales Ops do Zero
“Se você tem 10 vendedores na sua operação, você já está atrasado para ter um Sales Ops.”
Essa afirmação mostra que o Sales Ops é importante especialmente para evitar problemas de desalinhamento que podem ocorrer entre estratégico e tático em grandes operações.
Ao estruturar um time do zero, especialmente em empresas que ainda não tem cultura de dados formalizada, cujo CRM não feito pensando com a ótima de geração de dados e as pessoas não se organizaram com esse mindset, quanto mais especializado for o profissional, melhor, já que nesse caso, é preciso de velocidade.
Para escolher o perfil do profissional que vai ocupar essa cadeira, é importante entender que há basicamente 3 perfis desejados:
- A pessoa com perfil de dados, normalmente um Dev, que é capaz de criar o banco de dados do zero. Este perfil é indicado para empresas que ainda não tem uma cultura de dados instaurada.
O problema é que essa pessoa possivelmente não terá uma relação tão intrínseca com o core de vendas, pois ele tende a ser mais tech do que comercial.
- O segundo perfil é representado pela pessoa que é capaz de acessar o banco de dados, integrá-lo com outras ferramentas e transformar aquilo em uma informação relativamente útil.
Ou seja: nesta etapa, ele já é capaz de entender quais informações fazem sentido para serem cruzadas para chegar a uma resposta racional a uma dada pergunta.
- O terceiro nível é o que envolve maior complexidade: a pessoa que consegue analisar todos os dados gerados e saber o que fazer com essas informações, tendo insights sobre elas.
Ou seja, ele é capaz de responder que é performance com base nas informações levantadas, o que dá pra ser feito em termos de otimização de processo e assim por diante.
Dica: Idealmente, o cargo de Sales Ops deve ser ocupado pela pessoa que é capaz de fazer a análise das informações. O trabalho “braçal” de levantamento dos dados pode ser feito pela área de B.I., por um Dev estagiário ou até mesmo por uma empresa third party.
Veja aqui alguns exemplos de análise que um Sales and Ops pode fazer:
- Teste AB em Vendas B2B
- Como Analisar e Otimizar o Ciclo Médio de Vendas
- Análises de correlações em vendas
Quando contratar um Sales and Ops?
“Imagine um Machado que precisa bater com muita força. Esse é o líder de vendas que dita o ritmo! Agora imagine alguém mirando e dizendo onde bater. Esse é o Sales and Ops!”, segundo Ricardo Okino, cofundador da Escola Exchange.
“Na minha visão o profissional de Sales and Ops é essencial para qualquer empresa que tenha alto volume de negócios e necessite de escala. Nesses casos a minha recomendação é contratar um Sales and Ops no dia “zero”. Agora independente da escala, se a sua empresa está em estágio de estruturação, o Sales and Ops pode ser um grande aliado na construção e implementação de processos de vendas no CRM, além de garantir insights e geração de dashboards de indicadores de gestão para melhor tomada de decisão. O Sales and Ops é o “Guardião do Processo”.
Conclusão
Nem toda operação está pronta ou madura o suficiente em termos operacionais e de receita para implementar uma área de Sales Ops, no entanto, toda companhia pode se beneficiar com esse profissional.
Essa área oferece contribuições essenciais para a otimização e sucesso das vendas trazendo uma abordagem estruturada, baseada em dados, que facilita a tomada de decisões estratégicas e operacionais.
Implementar Sales Ops se torna particularmente relevante quando a empresa busca escalar suas operações de vendas, melhorar a previsibilidade de receita e alinhar melhor as funções de marketing e vendas.
Ao adotar práticas de Sales Ops, a empresa integra a análise de dados em todas as etapas do processo de vendas, promovendo uma cultura de gestão data-driven.
Isso não apenas aprimora a eficiência e eficácia das equipes de vendas, mas também permite um ajuste contínuo e dinâmico das estratégias, garantindo que a empresa esteja sempre bem posicionada para responder às mudanças do mercado e ampliar o potencial de geração de receita.
A Escola Exchange é uma Consultoria de Vendas B2B que ajuda a sua empresa a estruturar processos e a solucionar os seus desafios de dados, planejamento e processos.
