Um dos papéis de um líder comercial é reportar os resultados de vendas à diretoria da empresa.
O gestor responde pela performance das iniciativas e dar respostas evasivas é a forma mais rápida de deixar um CEO preocupado.
Quando os resultados não estão bons – e isso acontece! – mais do que nunca, é importante que a liderança de vendas esteja bem preparada para responder diretamente a diversos questionamentos.
Compartilhamos abaixo algumas dicas de boas práticas para reportar os resultados de vendas em vários contextos:
Reportando Resultados de Vendas: Principais Perguntas
Dentre as perguntas que o head de vendas pode receber, algumas delas são:
- Pergunta: Como está o resultado de Vendas?
O que você precisa fazer para se preparar:
- Analise o resultado de quantos % abaixo o seu time está em relação a onde deveria estar no dia vigente;
- Analise quanto está “hoje” em relação ao mesmo período (até em dias úteis, se preciso) nos meses anteriores;
- Analise a tendência dos resultados em relação ao mesmo período anterior.
Uma boa resposta nesse contexto, seria: “Estamos x% abaixo de onde deveríamos estar, mas y% abaixo ou acima do mesmo período passado e estamos numa tendência de [aumento] ou [queda] para esse mês.”
- Pergunta: Por que está ruim?
O que você precisa fazer para se preparar:
- Busque sempre pela maior restrição no funil ou no pipeline de vendas, ou seja, onde está o maior gap de conversão, velocidade ou ticket médio;
- Com base na restrição, faça um “drill down” e mapear as principais hipóteses de problemas relacionados ao gap;
- Entre em mais um nível se for necessário, até encontrar a causa-raiz, sob diversas perspectivas: processos, pessoas, desenvolvimento comercial, produtividade e qualidade.
- Pergunta: E qual é o plano?
O que você precisa fazer:
Monte um plano baseado em quanto cada ação/iniciativa que será realizada representa em melhoria de conversão, ticket médio ou resultados e veja se é o suficiente para cobrir os “gaps” de receita.
Apresente em forma de plano de ação. Reportar resultados ruins não é necessariamente um problema; o problema é não ter um plano tático claro e em andamento.
Usando Matriz Problem Solving para Racionalizar Respostas e Reportar Dados
Aqui na Exchange criamos uma matriz de Problem Solving baseado no “princípio das pirâmides” para te ajudar a racionalizar e estruturar respostas ao reportar os dados de vendas:
1. Diagnóstico Inicial: Resultados vs. Metas
O primeiro passo aqui é analisar a discrepância entre o resultado atual e a meta estabelecida.
Um bom ponto de partida é a comparação Month to Date (MTD) e Month over Month (MoM), avaliando se a performance do mês atual está abaixo do esperado e em relação aos meses anteriores.
- Compare onde estamos vs. Onde deveríamos estar: Identifique a porcentagem de variação em relação à meta.
- Avalie a tendência: Verifique se os números indicam probabilidade de melhora, piora ou estagnação dos resultados projete os possíveis impactos se nenhuma ação for tomada.
2. Identificação de Gargalos
Uma parte importante do Problem Solving é entender as principais restrições que estão impedindo o alcance das metas. Esses gargalos podem estar em áreas como:
- Conversão: Onde estão os principais gargalos de conversão? Na geração de demanda? Na qualificação? Ou no fechamento das vendas?
- Velocidade: Como está o tempo médio por estágio no funil de vendas? Existem etapas que estão demorando mais que o esperado? Os leads estão “envelhecendo” em determinada etapa?
- Ticket Médio: O valor médio das vendas está caindo? Existe algum impacto no mix de produtos ou serviços?
3. Possíveis Problemas
Ao chegar neste desdobramento, para identificar a origem dos gaps, alguns pontos que você deve avaliar são:
Avaliação de Processos
O desempenho de vendas está diretamente ligado à eficiência dos processos e à capacitação das pessoas. Não deixe de analisar fatores como:
Compliance de atividades: A equipe está executando as atividades conforme os processos estabelecidos e padrões definidos?
Atividades em atraso: Há tarefas que não foram concluídas no prazo estipulado? Lembre-se que isso impacta a eficiência do time e o progresso das vendas.
Volume de atividades vs. meta: Avalie a quantidade de ações realizadas em comparação com as metas definidas para entender se a distribuição das tarefas está adequada ou não.
Tempo de resposta: Avalie o intervalo médio entre o contato inicial e o retorno da equipe de vendas, isso pode fazer toda a diferença para um fechamento de vendas.
Cobertura de leads: Qual a proporção de leads trabalhados por vendedor em relação ao total de leads disponíveis? O time está conseguindo cobrir todos os leads?
Produtividade
Capacity individual: Qual a capacidade de cada colaborador em realizar a quantidade de tarefas necessárias para chegar à venda?
Compliance de atividades individuais vs. time: Acompanhe a nível individual se a aderência dos vendedores aos padrões e processos das atividades.
Atividades individuais em atraso: Tarefas específicas de um colaborador que estão pendentes ou não foram concluídas dentro do prazo estabelecido podem afetar o desempenho individual e da equipe. Acompanhe esses dados.
Performance individual vs. performance do time: Analise o desempenho de um vendedor em relação ao desempenho médio do time, destacando qual componente da equação está acima ou abaixo do padrão esperado.
Desenvolvimento comercial
Compliance de processos: Cheque se a equipe de vendas está seguindo os processos estabelecidos de forma consistente, garantindo a padronização e eficiência nas operações comerciais.
Assessment de preparo do time: É importante diagnosticar o nível de habilidades e conhecimentos da equipe, identificando lacunas de competências e oportunidades de treinamento para melhorar a performance.
Ramp up vs. meta: Compare o progresso dos novos vendedores durante o período de rampagem com as metas estabelecidas, avaliando a rapidez e eficiência na integração ao time.
Onboarding de novos vendedores vs. meta: Meça a eficácia do processo de integração de novos vendedores, comparando o desempenho inicial com as metas definidas para determinadas faixas de tempo (primeira semana, primeira quinzena, primeiro mês, primeiro trimestre e assim por diante).
Pessoas
Compliance de campanhas e incentivos: Qual tem sido a regularidade da avaliação das campanhas de e incentivos? Cheque se o time está engajado nisso.
Metas individuais vs. time: Compare o desempenho de cada vendedor em relação às metas individuais e à média do time, entendendo onde estão as discrepâncias.
Compliance de feedbacks: Como estão as rotinas de feedback? Verifique se o vendedor tem recebido e aplicado os feedbacks que devem compor as rotinas de gestão comercial.
Compliance de PDIs: Avalie se os Planos de Desenvolvimento Individual (PDIs) dos vendedores estão sendo seguidos e executados de acordo com o planejamento, visando o crescimento de cada colaborador na empresa.
Compliance de 1:1s: Qual a regularidade e eficácia das reuniões individuais entre gestores e vendedores? Avalie se é preciso aumentar a frequência para ter mais tempo hábil de conversar sobre planos táticos com os liderados.
Compliance de sales coaching: Considere se as sessões de coaching de vendas estão sendo realizadas conforme o planejado, garantindo a melhoria contínua das habilidades da equipe de vendas.
Qualidade
Lead scoring: Sistema que classifica os leads com base em seu potencial de conversão, utilizando critérios como comportamento, perfil e engajamento para priorizar oportunidades de maior valor. Cheque se o time está priorizando os leads com mais “pontos” em detrimento dos leads mais frios ou se o caminho inverso está prejudicando a taxa de conversão. Se necessário, revise a estrutura de lead scoring.
ICP (Ideal Customer Profile): O ICP dos leads que estão chegando está correto? Qual % de leads que chegam e não se enquadram no ICP definido? Isso pode denotar problemas na geração de demanda e qualificação.
Motivos de perda: Analise as razões mais frequentes pelas quais oportunidades de vendas não foram convertidas, identificando gargalos no processo comercial e oportunidades de melhoria para aumentar as taxas de sucesso.
A Exchange montou uma matriz de Problem Solving. Toda esta estrutura apresentada foi representada graficamente para te ajudar a mapear a pirâmide.
Conclusão
Lidar com questionamentos da liderança de uma empresa sobre os resultados de vendas é muito natural, afinal, é a receita gerada que sustenta a empresa.
Nem sempre o cenário é o melhor e muitos fatores podem contribuir para resultados ruins.
Mas é dever do gestor dar dados conclusivos, objetivos e diretos, indicando as ações que serão tomadas para retomar os bons resultados.
Utilizar a matriz problem solving para reportar resultados de vendas permite uma análise mais completa e direcionada, justificando a tomada de decisão liderança de vendas.
A Exchange é uma consultoria de vendas B2B e pode ajudar a sua empresa a estruturar o modelo de gestão.
