Uma das principais tarefas de um gestor de vendas é acompanhar os números da operação frequentemente para ter visão da performance e das iniciativas definidas.
Para ter eficácia no monitoramento desses números, é importante criar o dashboard de vendas com os KPIs que fazem sentido com os objetivos.
Mas como criar um dashboard que reflita os dados mais importantes da operação, que são capazes de gerar insights acionáveis e desdobrar em planos de ação?
Confira as dicas Exchange:
Premissas para criar um Dashboard de Vendas
Com todas as tarefas e atividades que fazem parte do dia a dia de um gestor, ele precisa ter foco para ter leitura do problema, resolver e acompanhar a sua evolução.
Foco significa resolver um problema por vez, mas quando tudo parece urgente, a questão é: qual problema resolver primeiro?
Uma forma de encarar isso é usando TOC – Teoria das Restrições. Utilizar o conceito de buscar sempre o maior gargalo que está restringindo o crescimento vai te dar clareza de qual o problema “principal” a ser resolvido.
O conceito da Theory of Constraints foi criado por Eliyahu Goldratt, um físico israelita e consultor de administração.
A TOC propõe que toda operação tem pelo menos uma restrição – ou gargalo – que prejudica a sua performance ou desempenho no atingimento de uma meta.
Ao utilizar a TOC na criação de um dashboard de vendas, o gestor precisa descobrir qual é o maior gargalo da operação. Esse gargalo pode estar em diferentes áreas, como processos ineficientes, baixo desempenho de um membro da equipe, falta de demanda qualificada, dentre outros cenários possíveis.
Quando você tem clareza sobre qual problema atacar primeiro, consegue garantir que vai direcionar energia e recursos no ponto mais preocupante, logo, os resultados serão destravados.
Vale considerar também que o conceito de buscar sempre a maior restrição ou gargalo em um determinado contexto garante que o gestor mantenha um olhar sistêmico e claro sobre o que realmente está impactando o resultado, evitando que se gaste energia com problemas menores ou periféricos, que não teriam um impacto positivo tão significativo no momento.
O que Podemos Identificar no Cockpit Semanal de Vendas
O conceito de cockpit aplicado ao cenário de vendas se refere à plataforma centralizada que dá uma visão clara e organizada dos principais indicadores e métricas que monitoram o desempenho da equipe de vendas.
Assim como em um cockpit de avião, onde o piloto tem acesso a todas as informações para conduzir o voo, no cockpit de vendas o gestor tem uma interface que reúne dados para a tomada de decisões.
Algumas informações que o cockpit semanal de vendas pode refletir são:
- Principal gargalo do processo:
Você consegue identificar o maior gargalo ou restrição que está limitando o desempenho da equipe de vendas em relação às metas. Essa restrição pode surgir em três áreas principais:
- Geração de demanda: Se o funil de vendas não está sendo alimentado com leads suficientes, isso indica um problema na parte inicial do processo, seja por ineficácia das campanhas ou baixo volume de prospecção.
- Qualificação: Aqui, o gargalo pode ser a dificuldade em transformar leads em oportunidades qualificadas, possivelmente por falhas nos critérios de qualificação ou na abordagem inicial.
- Vendas: Quando o número de leads qualificados é satisfatório, mas as conversões não ocorrem, o gargalo pode estar nas etapas finais, como proposta e fechamento, indicando que é necessário revisar as estratégias de negociação e oferta de valor.
Comparar Evoluções: Como os Times Estão Evoluindo Semanalmente?
Ao acompanhar os dados do dashboard, você tem uma visão comparativa da evolução das equipes ao longo das semanas.
Algumas frentes que podem ser monitoradas são desempenho individual, onde você pode rever as iniciativas e fazer ajustes nas estratégias; tendências de crescimento ou declínio, acompanhando em tempo real se houve melhoria em relação a mudanças implementadas nas semanas anteriores; e ajustes estratégicos. Se os resultados não estão progredindo como esperado, o gestor pode rever as iniciativas e fazer ajustes conforme necessário.
Comparar Gaps: Estratégias e Times Acima ou Abaixo do Esperado
O cockpit também permite a comparação de gaps entre as metas e o desempenho atual, mostrando claramente quais iniciativas e/ou vendedores estão entregando mais ou menos do que o esperado.
Com esses indicadores em mãos, você tem clareza para entender quais são os vendedores top performers e quais ficam abaixo da média com frequência.
Além disso, o gestor consegue diagnosticar problemas de desempenho e então implementar ações corretivas, como treinamentos, revisões de processos ou reavaliação de metas.
Acompanhamento Diário: Atuação Rápida Sobre Problemas
Além do acompanhamento semanal, um cockpit bem estruturado permite um monitoramento diário do progresso, o que te dá uma visão em tempo real do atingimento dos objetivos.
Esse acompanhamento diário permite ao gestor:
- Identificar problemas imediatamente
- Ajustar rotas durante a semana
- Motivar e incentivar a equipe.
Montando o Cockpit de Vendas
Montar o cockpit de vendas exige que o gestor tenha um olhar analítico para todas as etapas do funil de vendas.
Coletar os dados certos e olhar para eles com a ótica da teoria das restrições te dá munição para ter muitos insights valiosos.
Via de regra, o dashboard de vendas deve te dar informações claras sobre:
1. Geração de Demanda: Nesta etapa, o foco é garantir que a equipe de vendas tenha um fluxo constante de leads para alimentar o funil de vendas.
Identifique KPIs que fazem sentido para esta etapa, como o número de leads gerados, taxa de conversão por canal de aquisição e qualidade dos leads, por exemplo.
2. Qualificação: Após gerar demanda, a próxima etapa do funil é a qualificação dos leads que chegam.
Eles precisam ser transformados em oportunidades qualificadas para a equipe de vendas e olhar para isso sob a perspectiva da TOC te orienta a concentrar esforços na identificação e superação desse gargalo para otimizar a passagem de leads para a etapa de vendas.
Defina as métricas de sucesso para monitorar nesta etapa. Elas podem incluir a quantidade de leads qualificados (MQLs/SQLs), taxa de conversão entre leads gerados e leads qualificados e o tempo médio para qualificar um lead.
3. Vendas: A última etapa do processo é o fechamento. Se houver gargalos aqui, você deve focar em melhorar a taxa de conversão, tempo de fechamento e a negociação para destravar o crescimento.
A nível tático, isso pode incluir treinamentos direcionados ou revisão da estrutura de qualificação dos leads.
As métricas mais importantes a serem acompanhadas no dashboard de vendas, na etapa de vendas, incluem o número de oportunidades, taxa de conversão de oportunidades em vendas, ticket médio e tempo médio de fechamento.
Conclusão
O acompanhamento dos dados do dashboard de vendas em uma faixa de tempo é o que te dá tempo hábil para corrigir o que estiver saindo dos trilhos.
Mesmo que a natureza das suas vendas sejam complexas e envolva ciclos longos, dividir as metas em períodos mais curtos, como quarter, mês ou até mesmo dia, torna a gestão mais eficaz no sentido de corrigir processos e expandir esforços em determinadas iniciativas que se mostraram frutíferas.
Ao fracionar as metas dessa forma, você ganha uma visão mais clara e prática do progresso em cada etapa, sem precisar esperar até o final do ciclo completo para identificar e corrigir possíveis problemas.
O grande benefício aqui é o poder de atuação mais rápido, fazendo com que as decisões deixem de ser reativas e passem a ser mais estratégicas, alinhadas com os resultados esperados em cada fase.
Quando toda a equipe tem visibilidade desses resultados, se mantém mais motivada e focada nas metas de curto prazo, fortalecendo a cultura de alta performance.
A Exchange é uma consultoria de vendas B2B e pode ajudar a sua empresa a criar os melhores dashboards de vendas para acompanhar os resultados e aumentar a produtividade.
